Регулярные поставки упаковочных материалов для складского оператора

Как складская компания упростила снабжение, объединив упаковочные материалы и прочие закупки у одного контрагента

О клиенте

Складская и логистическая компания, оказывающая услуги ответственного хранения и комплектации заказов для торговых предприятий. Имеет собственные складские мощности, персонал на упаковочных линиях и регулярный поток отгрузок. Расход упаковочных материалов — стрейч-плёнки, скотча, коробов — носит постоянный характер и прогнозируем по объёму.

Ситуация

Компания вела закупки упаковочных материалов через нескольких поставщиков: один — для стрейч-плёнки, другой — для картонных коробов, скотч и мелкий расходник закупались отдельно при необходимости. Такая схема сложилась исторически и создавала несколько неудобств: разные договоры, разные сроки поставки, разные пакеты документов, которые нужно было сводить в бухгалтерии в конце периода. При этом по каждому поставщику объём был небольшим, и переговорная позиция при обсуждении условий оставалась слабой.

Параллельно компания периодически закупала хозяйственный инвентарь и расходные материалы для производственных помещений — тоже у разных поставщиков, без единой системы.

Что было нужно

Стрейч-плёнка машинная и ручная в регулярных объёмах, скотч упаковочный, картонные короба нескольких стандартных форматов. Дополнительно — хозяйственный инвентарь и расходные материалы для склада по мере возникновения потребности. Всё это — в рамках одного договора, с предсказуемыми сроками поставки и стандартным документооборотом. Бухгалтерия компании работала по УПД, и любые отклонения от этого формата создавали дополнительную нагрузку на учёт.

Как мы работали

На начальном этапе согласовали с клиентом перечень регулярных позиций и ориентировочные объёмы на период. Заключили рамочный договор поставки, в рамках которого клиент направляет заявки по мере необходимости, а мы формируем отгрузку в согласованные сроки. Хозяйственный инвентарь и нестандартные позиции обрабатываются как заявки под заказ — по тому же договору и с теми же документами. На каждую отгрузку оформляется УПД и накладная. Счёт-фактура предоставляется при необходимости. Сверка по итогам периода проходит без расхождений — все документы оформлены единообразно.

Что это дало клиенту

Количество активных поставщиков по данной товарной группе сократилось: вместо нескольких контрагентов — один договор, один поток документов. Снабженец перестал тратить время на координацию нескольких поставок с разными сроками. Бухгалтерия получила однотипные документы от одного источника, что упростило закрытие периода. Возможность включить в ту же заявку хозяйственный инвентарь и прочие расходные позиции снизила административную нагрузку дополнительно.

При этом условия по ценам и срокам оказались сопоставимы с тем, что клиент получал раньше от нескольких поставщиков по отдельности — без потери в экономике, но с выигрышем в удобстве работы.

Если вы закупаете упаковочные материалы регулярно и хотите упростить документооборот — направьте перечень позиций, обсудим условия рамочной поставки.