Как сократить число контрагентов без потери гибкости снабжения
Отдел снабжения со временем накапливает контрагентов: один поставщик для кабеля, другой для металла, третий для упаковки, четвёртый для запчастей. Каждый из них появился по делу — под конкретную потребность в конкретный момент. Но со временем база разрастается, и административная нагрузка на снабженца и бухгалтерию растёт вместе с ней. Разберём, как подойти к оптимизации без потери надёжности.
Почему большая база контрагентов — это проблема
Каждый активный поставщик — это договор, который нужно актуализировать, контрагент в системе учёта, которого нужно верифицировать, поток документов, который нужно обрабатывать. При небольшом объёме закупок по каждому поставщику соотношение административных затрат к полученной ценности становится невыгодным.
Бухгалтерия дополнительно нагружается сверками: по итогам периода нужно свериться с каждым контрагентом, разобраться с расхождениями, получить акты. Чем больше поставщиков, тем длиннее этот процесс.
Юридический отдел или ответственный за договорную работу сотрудник тратит время на проверку новых контрагентов при каждом обращении к незнакомому поставщику. В малом и среднем бизнесе эту функцию нередко выполняет сам руководитель — что ещё дороже по времени.
Как провести ревизию базы
Первый шаг — выгрузить из системы учёта список контрагентов, с которыми были операции за последние двенадцать месяцев, и посмотреть на частоту и объём закупок по каждому. Контрагенты с одной-двумя операциями за год при небольшом объёме — первые кандидаты на консолидацию.
Второй шаг — сгруппировать номенклатуру этих контрагентов по товарным группам и посмотреть, кто из ваших текущих поставщиков мог бы закрыть ту же потребность. Нередко оказывается, что товары, закупавшиеся у трёх разных поставщиков, вполне можно консолидировать у одного, который уже работает с вашей организацией.
Третий шаг — оценить риски консолидации. Если поставщик, у которого вы хотите сконцентрировать закупки, не справляется с объёмом или имеет ненадёжную историю поставок — консолидация создаст новый риск вместо того, чтобы снять старый. Консолидируйте только к тем поставщикам, работа с которыми уже проверена.
Что стоит оставить как есть
Не все поставщики подлежат консолидации. Узкоспециализированный поставщик уникальной номенклатуры, которую никто другой не поставляет, — это не кандидат на замену, даже если объём небольшой. Аналогично: если у вас есть поставщик с принципиально лучшими условиями по конкретной позиции, ломать эти отношения ради консолидации нецелесообразно.
Цель оптимизации — не минимальное количество поставщиков само по себе, а оптимальное соотношение административной нагрузки и надёжности снабжения. Один поставщик на все категории — это удобно, но уязвимо. Разумный баланс предполагает нескольких надёжных контрагентов с широкой номенклатурой и минимальное количество узких поставщиков для специфических позиций.
ООО «Спецэлектро» работает с широким спектром товарных групп, что позволяет нашим клиентам закрывать разнородную потребность через один договор и сокращать количество активных контрагентов без потери гибкости в снабжении.
Если вы хотите проверить, можем ли мы закрыть несколько ваших текущих позиций в рамках одного договора — направьте перечень, и мы ответим конкретно.